cara mengelola email terpental

Daemon Mailer, kesalahan DNS, Kegagalan Pengiriman Email. Dan lagi Over kuota, Pengguna tidak diketahui, Domain tidak ditemukan. Angkat tangan Anda jika Anda belum pernah menemukan email dengan salah satu pesan berikut di kotak masuk Anda. Ini biasanya bukan kabar baik, terutama jika kita menggunakan email untuk komunikasi mendesak atau terkait pekerjaan.

Peringatan ini memperingatkan kita bahwa ada yang tidak beres dalam pengiriman email kita ke penerima. Sederhananya, kita dihadapkan pada a melambung (secara harafiah “memantul”) dari pesan email. Namun apa yang dimaksud dengan pantulan? Itu adalah istilah teknis yang berlaku ketika email kami ditolak atau terpental dari sistem email penerima.

Alasan yang menghasilkan pentalan bisa berbeda-beda. Berdasarkan sifatnya, dapat dibedakan menjadi dua jenis: pantulan lembut e pantulan keras.

Apa itu sebagaisering memantul?

Alasan terjadinya soft bouncing bisa bermacam-macam, dan biasanya disebabkan oleh sifat sementaranya (atau setidaknya berpotensi demikian). Pentalan lembut menandakan masalah pengiriman sementara: pada saat tertentu email gagal mencapai kotak masuk penerima. Dengan kata lain, alamat tersebut ada dan valid, namun karena alasan tertentu pesan tersebut tidak dapat terkirim kepada Anda.

Bagaimana dan mengapa soft bouncing bisa terjadi?

• Kotak tujuan penuh. Tak jarang, pesan error tersebut berisi rumus seperti ‘over kuota’. Umumnya ada batas ruang untuk kotak surat, yang ditetapkan oleh masing-masing penyedia. Ketika volume pesan melebihi batas ini, sistem akan berhenti mengirimkan email. Ini akan mulai melakukannya lagi setelah pemilik akun email tersebut melakukan pembersihan (atau mengubah rencana pengarsipannya).
• Konten yang mencurigakan. Pentalan konten dapat terjadi karena sistem keamanan penyedia, filter spam, atau bahkan firewall perusahaan yang hipersensitif terhadap kata atau tautan tertentu. Bukan tanpa konsekuensi, seperti yang akan kita lihat nanti.
• Layanan untuk sementara tidak tersedia. Dalam hal ini umumnya kita dihadapkan pada masalah sementara yang tidak ditentukan pada penyedia. Ini bisa jadi kemacetan yang berlebihan atau masalah sementara lainnya. Bukan hal yang aneh jika pesan kesalahan yang sama menyarankan agar kita mencoba lagi nanti.

Apa yang harus dilakukan jika terjadi pantulan lunak

Sekarang setelah kita memahami sifat dari sebagian besar masalah yang terkait dengan soft bouncing, mari kita coba mengembangkan kemungkinan jawaban untuk masing-masing masalah tersebut. Kami katakan mungkin, karena jika benar setiap jenis pantulan selalu membutuhkan perhatian kita, bukan berarti selalu sebaliknya diperlukan intervensi kita.

Kasus kotak tujuan penuh hal ini layak mendapatkan lebih dari sekadar refleksi: terkadang hal ini dapat berarti sebuah kotak yang terbengkalai atau, lebih buruk lagi, kotak yang ditinggalkan. Bisa jadi agenda kami layak untuk dimodernisasi, atau kami diberi alamat yang sudah usang dan tidak dapat digunakan lagi, hampir palsu.

Di sisi lain, jika kita mengenal pelanggan tersebut dan mungkin memiliki nomor ponsel atau kontak sosialnya, dalam kasus ini mencari saluran komunikasi lain dengannya juga bisa berarti membantu dia, mengingatkan dia akan masalah di kotak masuknya yang memerlukan intervensi.

Hal ini memerlukan perhatian yang berbeda dan lebih besar peringatan konten mencurigakan: jenis pentalan ini dapat ditingkatkan menjadi pentalan keras oleh sistem, dengan risiko terkait yang akan kita lihat nanti. Oleh karena itu, jangan meremehkan pesan ‘penolakan’ yang berkaitan dengan konten: mari kita periksa pesan kita untuk memahami apa yang bisa ‘menyinggung sensitivitas’ sistem tujuan dan mungkin untuk sementara kita ‘mengisolasi’ alamat tersebut dalam daftar hitam sementara.

Alasan ketiga yang mungkin disebutkan, yaitu layanan untuk sementara tidak tersedianamun, hal ini tidak boleh membuat kita khawatir: masalahnya tentu saja tidak bergantung pada kita. Kami dapat ‘mencoba lagi nanti’ seperti yang disarankan oleh pesan kesalahan, dengan mempertimbangkan fakta bahwa ini adalah kasus yang sangat baik di mana layanan otomatisasi email yang baik dapat menyelesaikan masalah tanpa campur tangan kami, dengan memberikan rujukan berikutnya secara strategis.

Apa itu pantulan yang keras?

Kita sekarang sampai pada kategori rebound utama kedua. Jika terjadi hard bouncing, email dikembalikan ke pengirim karena kesalahan permanen, yang ditakdirkan untuk tidak diselesaikan tanpa intervensi (kata-kata seperti “kegagalan permanen” akan dengan mudah muncul di pesan sistem pengiriman).

Dalam kebanyakan kasus, hard bouncing berarti alamat penerima tidak validmisalnya karena kesalahan pengetikan atau alamat email yang sama sekali tidak ada.

Bisa juga terjadi bahwa kesalahan yang awalnya dianggap sementara, kemudian diklasifikasikan sebagai kesalahan permanen setelah upaya berulang kali yang gagal: dalam praktiknya, pantulan lunak “berevolusi” menjadi pantulan keras ketika sistem menentukan bahwa masalah tidak lagi dapat diselesaikan.

Pantulan keras jauh lebih penting daripada pantulan lunak, dan bukan hanya karena ini merupakan masalah permanen. Risiko sebenarnya adalah dampaknya terhadap reputasi pengirim, karena persentase pantulan keras yang tinggi memicu rasio pentalansebuah indikator yang digunakan penyedia untuk mengevaluasi keandalan kampanye.​ Jika nilai ini melebihi ambang batas tertentu, sistem keamanan dapat mulai mengklasifikasikan email sebagai email yang tidak diinginkan atau memblokirnya sama sekali, terutama ketika jumlah alamat yang tidak valid menunjukkan daftar yang dikurasi dengan buruk atau diperoleh secara tidak teratur.

Apa yang harus dilakukan jika terjadi pantulan keras

Akal sehat sederhana memberi tahu kita bahwa terus mengirim email ke alamat yang ditandai dengan kesalahan permanen tidak ada gunanya (dan, seperti yang baru kita pelajari, berbahaya). Oleh karena itu, hal pertama yang harus dilakukan adalah memblokir pengiriman ke kontak itu.

Tambahkan kontak ke daftar hitam

Jika Anda memiliki rasio pentalan yang tinggi, Anda mungkin mengirimkan sinyal spam ke ISP. Akan sangat berguna untuk membuat daftar hitam sementara untuk memindahkan alamat yang mencurigakan dan kemudian dengan tenang memeriksanya nanti (dan kemudian dapat memulihkannya setelah masalah teratasi).

Tentu saja, kami memerlukan sarana untuk analisis ini: penting, misalnya, penyedia email kami memberikan informasi sedetail mungkin tentang sifat pentalan.

Reputasi IP Anda dan domain Anda juga merupakan faktor penting yang menentukan peringkat keterkiriman email Anda. ISP dapat memblokir alamat IP berdasarkan reputasi pengirim. Artinya pesan yang dikirim tidak akan terkirim.

Setelah Anda mengidentifikasi dan mengatasi akar masalah daftar blokir, Anda dapat meminta penghapusan dari daftar atau menunggu penghapusan otomatis.

Pilih layanan surat yang andal

Memilih layanan hosting email yang berkualitas dapat menjadi langkah awal dalam menangani masalah email terpental secara efektif. Faktanya, berkat pesan kesalahannya yang mendetail, penyedia dapat memberikan informasi berharga untuk memahami sifat masalahnya. Misalnya, pesan dapat membantu Anda memahami apakah alamat individual atau seluruh domain tidak ada.

Pantau milis

Memindai milis untuk mencari alamat yang formatnya salah, seperti tanda baca yang hilang atau domain yang salah, dapat menghindari risiko pengiriman email ke alamat yang salah. Selain itu, aktivitas “pembersihan” di milis mungkin berguna, untuk meminimalkan tidak terkirimnya dan menghindari dianggap sebagai spam.

Rasio pentalan yang rendah merupakan indikasi bagus dari daftar berkualitas tinggi.

Pantulan keras vs pantulan lunak

Oleh karena itu, kecuali dalam kasus tertentu, sebaiknya perhatikan semua pentalan: seperti yang telah kita lihat, terkadang kami bahkan dapat bertindak secara preventif untuk melindungi reputasi akun kami (mencegah, misalnya, pentalan lunak agar tidak berubah menjadi pentalan keras).

Jika email Anda telah disadap dan diblokir oleh filter anti-spam atau, lebih buruk lagi, ditandai sebagai spam oleh penerima, kesalahan tersebut, baik diklasifikasikan sebagai sementara atau permanen, merupakan peringatan yang tidak boleh dianggap remeh.

Trik kecil yang selalu diapresiasi oleh pelanggan yang paling penuh perhatian adalah dengan selalu menyisipkan tautan berhenti berlangganan di bagian bawah pesan Anda: jika seseorang tidak lagi tertarik menerima komunikasi Anda, mereka akan berhenti berlangganan sebelum ‘menghukum’ Anda dengan menandai email Anda sebagai tidak diinginkan.

Untuk mencegah kerusakan pada gambar Anda, ada baiknya juga jika Anda memiliki daftar periksa, yaitu pemilihan alamat ‘contoh’ yang cermat untuk menguji pesan sebelum mengirimkannya dalam skala yang lebih besar.