Perencanaan latihan MTD: Apa yang harus dilakukan jika Anda membutuhkan bantuan di saat-saat terakhir

Akuntan dan pembukuan tentunya tidak membutuhkan siapapun untuk mengingatkan mereka bahwa Making Tax Digital (MTD), program transformasi digital HMRC untuk sistem perpajakan, mencapai tonggak sejarah baru pada bulan April 2026 ketika diperluas hingga mencakup Pajak Penghasilan.

Namun bagaimana jika perencanaan latihan Anda tidak sesuai dengan keinginan Anda?

Atau bagaimana jika Anda hanya ingin memeriksa untuk memastikan Anda melakukan semuanya dengan benar dan tidak ada yang terlewat?

Itulah isi blog ini. Inilah yang kami diskusikan:

MTD: Perbatasan berikutnya bagi akuntan

MTD untuk PPN diwajibkan pada tahun 2022 dan, berdasarkan pembelajaran, kini MTD tersebut diterapkan ke dalam Pajak Penghasilan.

Rintangan pertama bagi banyak perusahaan adalah komunikasi klien.

“Kesadaran jelas meningkat sejak kampanye pemasaran dari HMRC dan perusahaan perangkat lunak meningkat,” kata Ryan Anderson dari akuntan DJH Business Advisors. “Tetapi pemahaman masih berada di permukaan bagi sebagian besar pembayar pajak yang terkena dampak.

“Mayoritas mengetahui bahwa ‘sesuatu sedang berubah’ namun hanya sedikit yang benar-benar memahami apa arti MTD bagi mereka sehari-hari dan hal ini dapat menjadi masalah besar bagi perusahaan-perusahaan di Inggris.”

“Ada juga kebutuhan untuk menyeimbangkan MTD dengan beban kerja yang ada, mengingat penyerahan pertama akan bertepatan dengan awal musim pengembalian pajak 2025/26—jadi perencanaan sumber daya dan komunikasi yang jelas, baik secara internal maupun kepada klien, adalah kuncinya.”

Sekalipun, sebagai akuntan atau pemegang buku, Anda sadar bahwa tenggat waktu ini semakin dekat, klien Anda mungkin tidak akan menyadarinya. Anda mungkin memiliki banyak pekerjaan Penilaian Mandiri saat ini dan di bulan Januari.

Lalu, bagaimana Anda memastikan bahwa Anda dan klien Anda siap menerima MTD Pajak Penghasilan?

4 langkah dasar persiapan MTD Pajak Penghasilan

Intinya, menurut HMRC ada empat langkah.

Pertama, Anda perlu menghitung pendapatan klien yang memenuhi syarat: di atas £50.000 untuk MTD gelombang pertama untuk Pajak Penghasilan per April 2026, kemudian £30.000 per April 2027, dan £20.000 per April 2028.

Maka Anda perlu mencari tahu apakah dan kapan mereka perlu menggunakan Making Tax Digital untuk Pajak Penghasilan. Aturan pengecualian digital berlaku, dan ada juga beberapa pengecualian otomatis.

Jika mereka memang perlu menggunakan MTD, ketiga, Anda harus membuat akun layanan agen (ASA) jika Anda belum melakukannya, sebelum akhirnya membeli perangkat lunak yang tepat.

Beberapa klien mungkin mengambil pendekatan melakukannya sendiri. Orang lain mungkin termasuk dalam kategori lakukan bersama saya dan oleh karena itu memerlukan bantuan.

Anda mungkin juga memiliki beberapa klien do-it-for-me—klien yang tidak atau tidak akan menggunakan perangkat lunak.

Anehnya, Anda masih dapat bekerja dengan klien-klien ini dalam lanskap MTD pasca-April.

Dengan grup terakhir ini Anda dapat menggunakan AccountsPrep, sebuah add-on AutoEntry untuk akuntan dan pemegang buku yang membuat rekonsiliasi untuk klien non-digital menjadi cepat dan mudah.

Anda dapat menggunakan AutoEntry untuk memindai dan mengunggah laporan bank, atau file lain seperti kwitansi dan tagihan, lalu mengimpornya langsung ke AccountsPrep, untuk kemudian membuat akun hanya dalam hitungan menit, siap untuk diimpor ke perangkat lunak akun akhir untuk penyerahan MTD.

Mereka yang menggunakan laporan AccountsPrep dapat mengubah hari kerja menjadi jam. Tingkat otomatisasi dan penghematan waktu ini akan menjadi penting mengingat jadwal pembaruan triwulanan untuk semua klien Anda.

Memilih teknologi yang tepat

Sesuai dengan namanya, MTD pada dasarnya adalah tentang otomatisasi.

Anda harus memastikan bahwa Anda menggunakan teknologi terbaik untuk mempercepat proses, memastikan kepatuhan, menekan biaya, dan yang terpenting, mengurangi risiko kesalahan.

Tentu saja, kecerdasan buatan (AI) dapat membantu dalam hal ini.

Sage, misalnya, baru-baru ini meluncurkan MTD untuk Agen Pajak Penghasilan pertama di Inggris, teknologi yang akan mengubah pembaruan triwulanan menjadi alur kerja tunggal yang menyeluruh untuk Anda.

Lebih penting lagi, ini bertindak seperti anggota staf tambahan yang mengawasi masalah dan mengingatkan Anda tentang tenggat waktu dan apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya.

Namun Anda harus siap mempertimbangkan berbagai teknologi.

Proses manual tidak hanya ketinggalan jaman. Itu sekarang benar-benar tidak pantas.

Namun, penting untuk memilih sistem yang terintegrasi satu sama lain untuk mematuhi aturan tautan digital, yang tidak berubah dari MTD untuk PPN. Masih sulit, bahkan hampir mustahil, untuk menggunakan spreadsheet tanpa melanggar larangan salin dan tempel—yang secara harafiah berarti Anda melanggar hukum.

Dan untuk beralih dari kertas ke digital, Anda harus memikirkan apa yang ingin Anda capai dalam transformasi digital Anda dan kemudian menemukan teknologi terbaik.

Kepatuhan dan integrasi MTD harus menjadi salah satu hasil utama. Anda mungkin juga ingin memutuskan apakah manfaat seperti kecepatan dan pemotongan biaya juga penting bagi Anda.

“MTD memerlukan perangkat lunak yang disetujui,” kata Jeremy Kitson, direktur Prime Accountants Group. “Jadi kita perlu memigrasikan klien ke perangkat lunak yang saat ini mereka tidak menggunakan paket perangkat lunak.

“Hal ini memerlukan biaya dalam hal harga berlangganan yang relatif murah namun juga waktu pelatihan. Tidak semua orang terbiasa menggunakan perangkat lunak digital, atau mungkin tidak melek IT, sehingga teknologinya mungkin menakutkan.

“Akan ada persyaratan untuk melakukan pengajuan triwulanan dan juga pengembalian akhir tahun, sehingga ada beban administratif tambahan. Namun, hal ini dapat memberikan informasi bisnis yang lebih terkini dan merupakan peluang untuk perencanaan bisnis.”

Setelah Anda memilih kombinasi teknologi yang paling tepat, Anda dapat mulai mengidentifikasi tugas manual berulang yang dapat diotomatisasi sebelum memindai dan menyimpan dokumen di cloud.

Anda mungkin ingin memulai dengan satu klien dan menggunakannya sebagai uji coba—ini adalah cara yang baik untuk memastikan bahwa teknologi Anda terintegrasi dengan sistem klien Anda.

Hal ini juga akan memungkinkan klien Anda untuk terbiasa menggunakan teknologi digital dan mendigitalkan sistem mereka. Memastikan bahwa klien dan tim Anda memahami alasan dan cara Anda mendigitalkan sistem dan catatan sangatlah penting.

Anderson mengatakan bahwa dia mengkomunikasikan hal berikut kepada klien tentang sistem teknologi: “Cobalah aplikasi seluler terlebih dahulu. Dengan memiliki akses ke catatan Anda melalui ponsel, Anda dapat dengan mudah menjadikan pembukuan sebagai bagian dari gaya hidup Anda. Ambil tanda terima, atau kirim faktur dalam hitungan detik, daripada harus mengurus tumpukan dokumen setiap kuartal.”

Mengelola klien dan menegosiasikan biaya

Masalah penting lainnya yang harus Anda diskusikan dengan klien adalah biaya Anda.

Mengingat pekerjaan yang akan Anda lakukan untuk klien Anda akan berubah, Anda mungkin ingin menyarankan agar Anda beralih dari biaya ke punggawa.

Teknologi dapat membantu dalam hal ini. GoPropoal Sage memungkinkan Anda membuat proposal dan surat keterlibatan untuk klien dengan biaya yang tidak hanya transparan namun juga sesuai untuk Anda dan mereka. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menstandardisasi harga, yang benar-benar dapat berdampak pada laba Anda.

Apakah perubahan ini berarti Anda harus menghentikan klien yang mungkin kesulitan dengan MTD atau mungkin tidak menganggapnya relevan secara langsung?

Jawabannya di sini adalah tidak, karena ini tidak seperti MTD yang dikenakan PPN. Anda masih dapat mempertahankan klien do-it-for-me”. Sekali lagi, AccountsPrep adalah solusi unik dan penting untuk ini.

Praktisnya, mereka hanya perlu menandatangani laporan pajak digital mereka, yang dapat dilakukan seperti yang Anda lakukan sekarang—mungkin menandatangani secara digital sebagai tanggapan atas permintaan email yang Anda kirimkan.

Anda masih dapat mendukung mereka dengan cara lain, termasuk pembaruan dan rekonsiliasi triwulanan bahkan setiap hari, mingguan, atau bulanan. Namun, peningkatan pekerjaan di sini jelas akan berdampak pada biaya yang Anda kenakan. Anda tentunya tidak bisa terus menerapkan harga yang sama seperti pada pekerjaan Self Assessment yang dilakukan setahun sekali.

James Mitchell, Kepala NCA di mitra bisnis Sage Acuity24 merekomendasikan pendekatan bertahap dalam mengelola klien: “Mulailah dengan mengelompokkan klien berdasarkan kesiapan mereka: siapa yang sudah menggunakan perangkat lunak yang kompatibel, siapa yang mengandalkan spreadsheet, dan siapa yang masih bekerja secara manual.

“Untuk klien yang masih menggunakan sistem manual, fokuslah pada penerapan proses digital dan alat kompatibel yang membuat kepatuhan MTD menjadi lebih sederhana. Tawarkan panduan atau check-in untuk membantu klien merasa percaya diri dalam menggunakan proses ini; penerapannya adalah tentang kepastian dan juga teknologi.”

Perlunya mengambil tindakan sekarang

“Bagi akuntan sendiri, sekarang juga merupakan waktu untuk melihat ke dalam,” lanjut Mitchell.

“Tim yang masih mengandalkan rekonsiliasi manual atau sistem yang tidak terhubung akan kesulitan untuk mengimbanginya ketika pengarsipan MTD menjadi lebih sering dan terperinci. Menerapkan otomatisasi dalam pelaporan dan pencatatan dapat memberikan banyak waktu luang untuk fokus pada pekerjaan konsultasi dibandingkan admin.”

Secara umum, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menerapkan perubahan ini satu per satu.

Pada bulan pertama, misalnya, Anda ingin mengidentifikasi klien mana yang termasuk dalam cakupan MTD untuk Pajak Penghasilan.

Pada bulan kedua, Anda seharusnya sudah memikirkan untuk memilih platform perangkat lunak yang tepat serta memikirkan bagaimana Anda akan memigrasikan data yang ada. Ini juga saat yang tepat untuk menetapkan anggaran dan memulai pelatihan staf serta meningkatkan kesadaran akan dampak perubahan yang luas.

“Meskipun kesadaran akan MTD telah meningkat belakangan ini, banyak pemimpin bisnis yang terus meremehkan seberapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk benar-benar mempersiapkannya,” jelas Vipul Sheth, MD, pakar outsourcing akuntansi AdvanceTrack.

“Banyak akuntan menganggap klien mereka ‘digital’ karena mereka menggunakan perangkat lunak cloud. Namun, hal ini tidak berarti mereka mematuhi MTD. Kesiapsiagaan tidak merata, terutama di kalangan usaha kecil dan tuan tanah.”

Tantangan terbesarnya adalah perubahan perilaku, menurut Sheth.

“Bagi banyak klien, MTD untuk Pajak Penghasilan berarti cara kerja yang sangat berbeda—beralih dari titik kontak tahunan ke pembaruan triwulanan dan bertanggung jawab atas pencatatan digital.

“Bagi banyak orang, hal ini mewakili perubahan budaya yang besar, dan hal ini perlu dibimbing oleh akuntan.”

Bulan ketiga dalam rencana tindakan Anda seharusnya adalah tentang memulai migrasi. Hal ini melibatkan pengaturan pencatatan digital, pengujian transaksi dan menghubungkan data dan pengiriman klien.

Terakhir, di bulan keempat Anda mungkin ingin menjalankan pengiriman tes, hanya untuk memeriksa apakah semuanya berfungsi.

Pikiran terakhir

Akuntan perlu membuat jadwal tindakan yang jelas. Belum terlambat untuk menerapkan transformasi praktik MTD yang baik.

Selain sebagai sebuah tantangan, Anda dapat melihat MTD sebagai peluang untuk mendigitalkan perusahaan Anda, meningkatkan keterampilan tim Anda, dan bahkan meninjau keseluruhan strategi bisnis Anda.

“Pesan utamanya sederhana: jangan perlakukan MTD sebagai tenggat waktu,” kata Mitchell. “Anggaplah hal ini sebagai peluang. Perusahaan yang membantu klien melakukan lompatan digital sekarang akan mengurangi risiko di kemudian hari dan memposisikan diri mereka sebagai penasihat tepercaya yang memberikan nilai tambah melebihi kepatuhan.”